【研究生】学院2023年研究生培养环节档案存档通知

按照《西南交通大学研究生学业档案管理实施办法》《西南交通大学研究生培养过程管理与质量督导实施办法》，每年12月为研究生学业档案年度材料“入档月”，本学年培养环节档案线上存档注意事项如下：

一、学业档案存档

依据研究生各培养环节时间指导示意表，研究生学业档案存档材料包括：科研育人专题报告、学术报告、课题组研讨记录、文献阅读与评述等，详细要求请严格参照各样表中的“填表说明”。

1. 完成进度要求

按照各专业研究生培养计划，“学术活动”、“课题组研讨活动”与“文献阅读与评述”环节，每学期完成的次数应不低于本专业要求的总次数的学期平均数，例如，某专业“学术活动”要求研究生参加学术报告15次，每学期应至少完成3次（总次数15/学期数5），具体各专业每学期应完成进度如下：

2. 存档时间要求

已完成的学业档案：请在2023年12月15日前完成系统上传（请21、22、23级同学按照目前已完成的学期数，认真整理，逐条上传）。

未完成的学业档案：请按要求在导师评阅后的两个工作日内及时上传至系统。

完成各环节要求的次数后，请按照“填表说明”要求提交材料，请导师书面给出最终评分，并在研究生管理信息系统“培养环节管理”应用中登记成绩。

二、档案上传要求

在研究生管理系统“培养环节管理”对应的模块中上传相关材料，尤其注意：评阅完成的一份记录表制成一份PDF电子文档，作为一条记录上传。

1. 上传资料格式

上传文档均为导师评阅签字后扫描的PDF版本，大小不超过50M，扫描要求规范清晰完整（建议用专门扫描APP）。

2. PDF文档命名规范

所有培养环节均按照活动完成顺序逐一进行命名，命名次数要确保与文本对应，例如“学号+姓名+具体环节名称/第X次具体环节”（X为阿拉伯数字1、2、3......），例如：

文献阅读：学号+姓名+第X篇文献评述

课题组研讨：学号+姓名+第X场课题组研讨

学术活动：学号+姓名+第X次学术活动

科研育人：学号+姓名+科研育人报告

三、学业档案督查

导师应秉承“严谨治学、严格要求”的双严传统，对研究生培养全过程进行指导和监督，把好研究生存档材料的质量关，杜绝弄虚作假的情况出现。

研究生本人须对提交的入档材料负责：（1）务必保证材料的完备、真实、合理、有效，不得有剽窃、抄袭、伪造等弄虚作假的行为；（2）各培养环节应按年度要求循序渐进、逐步完成，禁止出现突击完成的情况；（3）若出现任何违反《西南交通大学学术道德规范》的行为，学校将依照相关规定进行严格处理。

每个自然年的春季学期为研究生培养过程管理质量的“督导季”，学院将对研究生各培养环节提交材料的真实性、完整性、合理性等方面进行检查。在抽检过程中，纳入抽查名单的硕士研究生须按要求提交纸质版的资料，若有研究生某个环节未通过检查，则该环节的考核成绩记录为“不及格”。

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2023年11月27日