【研究生】关于2021年硕士研究生学业档案存档的通知

为进一步贯彻研究生培养过程质量监督，规范研究生学业档案管理，依据《研究生培养过程管理与质量督导实施办法》《西南交通大学研究生学业档案管理实施办法》，现将ylg8099官方网站学业档案存档相关要求通知如下：

一、总体要求

我校研究生学业档案管理实行“一人一档”制，研究生是个人学业档案的完成者和保管者，导师是研究生学业档案的第一责任人，各培养单位的教务管理部门是研究生学业档案的建档和管理的责任部门，各培养单位和学校的质量督导组是研究生学业档案管理的检查和监督部门。

学业档案存档形式包含电子档案和纸质档案两类，研究生需认真阅读各培养环节相关表格的填写说明，严格按照档案盒目录和时间表，妥善整理归档各环节的纸质文档和电子文档。

二、学业档案存档

依据硕士研究生各培养环节时间指导示意表，2021年研究生学业档案存档材料包括：科研育人专题报告、学术报告、课题组研讨记录、文献阅读与评述。

1. 内容要求

2. 完成进度要求

按照各专业研究生培养计划，“学术报告”、“课题组研讨活动”与“文献阅读与评述”环节，每学期完成的次数应不低于本专业要求的总次数的学期平均数（总次数/学期数），现对2021年培养环节活动场次/文献篇数完成进度要求如下：

3. 存档时间

完成各环节学业档案电子文档建档工作后，将所有的电子文档存入以“年份+学号+姓名”命名的电子文件夹，如“2021年+2021200001+张三”，并形成同名的压缩文件，以班为单位收齐后于12月30日12:00前发送至学院教务邮箱：swjtugg@163.com。

三、学业档案督查

导师应秉承“严谨治学、严格要求”的双严传统，对研究生培养全过程进行指导和监督，把好研究生存档材料的质量关，杜绝弄虚作假的情况出现。

研究生本人须对提交的入档材料负责：（1）务必保证材料的完备、真实、合理、有效，不得有剽窃、抄袭、伪造等弄虚作假的行为；（2）各培养环节应按年度要求逐步完成，禁止出现突击完成的情况；（3）若出现任何违反《西南交通大学学术道德规范》的行为，学校将依照相关规定进行严格处理。

每个自然年的春季学期为研究生培养过程管理质量的“督导季”，学院将对研究生各培养环节提交材料的真实性、完整性、合理性等方面进行检查。在抽检过程中，纳入抽查名单的硕士研究生须按要求提交纸质版的资料，若有研究生某个环节未通过检查，则该环节的考核成绩记录为“不及格”，将影响后续开题、中期考核及答辩毕业环节。

附件：

1. 档案盒目录和时间表（硕士）

2. 硕士研究生各培养环节学业档案用表

3. 硕士研究生学业档案存档示例

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2021年12月2日